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成功第一步,先让别人听得懂你的话


沟通的重要性笔墨难以形容。

虽然每一种诀窍都能帮助你成为职场胜利组,但有效沟通的技巧才是一眼就看出来的重要本领,
而且还会影响别人如何看待你的工作成效。

“一言既出、驷马难追”、“白纸黑字”的重要性大家都知道。
但是,沟通不只是做什么和怎么做,更重要的是让他人如何解读。

相信大家都曾目睹过带有破坏力的不良沟通会有什么后果。

刚毕业后,我曾花了七个月旅游世界各地,有一段停留在峇里岛。

我和一个老朋友同为背包客,都听说过金巴浪海滩有个超棒景点,黄昏时分可以在这里大啖龙虾肥蟹。我们提早几个小时到达,正好看到几艘渔船,便决定请人带我们去大吃一顿。

我们找到说著一口破英语的青少年,很快地就搭上一艘渔船出海了。过没多久,船长就开始问我们需不需要什么东西,他一路从食物、饮料问到菸。我们都摇头说不用,然后他就开始比手画脚要钱。

直到那时候我们才意识到麻烦大了。

我们把大钞与护照都留在饭店里,几乎可说是毫无招架之力。虽然老友和我都默不出声剉得要命,却心中都盘算著是否要跳船一路游回岸上,最后我们决定确认清楚,是不是真的要去捕龙虾(一边做出撒网捕鱼的手势)?

船长开始放声大笑。原来是这艘船根本就不是要去捕鱼,而是要去船程长达二十五小时的爪哇岛。“不对、不对、不对!”我们惊呼。后来我们比手画脚、成功说服他们再派另一艘船来载我们回到岸上。

如果在上船前更明确地让对方知道,我们想去捕鱼,就不会让自己置于紧张险境中了。

Tips 永远记得“把工作做完”:就算只是收到一项简单的要求,都要回报对方你已经收到电子邮件通知,会彻底执行信中所述的行动。回应不只是交差了事,也意味着每有进展就会记得要更新进度让客户/团队成员知道。

有些人一旦被误解就会抓狂,不过胜利组知道,身怀大志的人若不能有效沟通,成功的机率将会低得多。

心理学家亚伯特.马雷边(Albert Mehrabian)发现,“别人对你的态度与感觉”、“你与对方沟通的方式”经常被错误引述,有高达九三%的正确与否机率都取决于你的非言语沟通。

马雷边坚称,这并不意味你的表达方式中九三%是非语言形式,而是其他人对你产生好感或反感,并非因为你的遣词用字,而是整体表现与使用的肢体语言(五五%来自脸部表情、三八%则与声调有关)。

你的表达方式不只影响别人怎么看待你想传达的事情,也包括怎么看待你这个人。
所以,当你和别人沟通时,请留意你的声调与肢体动作。

Tips 使用缩写词或字头语请小心:
每一家企业和产业都有自己独特的语言,请留意,不是每个联络对象都明白你使用的简写字与缩写词。


胜利组熟悉在对话中经常使用以下七项技巧,将自己变成一名有效的沟通者。


★聆听。大多数人认为沟通不过就只是传达讯息。胜利组则知道必须用耳朵听。每个人生来就有一双耳朵和一张嘴,自有其道理。聆听别人怎么和你沟通,你才会知道,对他们来说什么事情是重要的,而且是否和你的想法一致。

★证据。沟通不只是你说或写了什么,还包含你能提供的一切证据。解释想法背后的“为什么”,这是让你搏得众人同意的关键之一。

★目标。胜利组会先完整接收到对方的目标,并了解什么事对他们来说很重要,之后才展开沟通。如果你很会传达“对方觉得什么才重要”,而且传达出的讯息也能紧贴着他们的目标,别人会更愿意洗耳恭听。

★“我们”。﹁我们﹂是威力强大的字眼,可以连结你和你的听众。我在这整本书里分享点子时经常都用这个字,是因为“我们”都属于千禧世代,而且“我们”彼此都能互通有无。

★负起完全沟通的责任。胜利组不会假设别人很了解他,因此会再三确认对方听懂了;同样的,当我和别人说话时,会紧追着重要的线索追问,像是“这样行得通吗?”确保正确传达出意思了。当对方听不懂时,会要求自己需要发挥创意,换别种方式传达想法。

★小心科技。科技改善生产力的成效惊人,而且也让生活更容易;不过同时也让沟通更困难。想做到高效沟通时,或许会用电子邮件与短信,但这些做法极有可能被误解,混淆讯息;没有什么沟通方式比拿起听筒拨电话或面对面谈话还要来得更直接有效了。我的职涯经验是,只要是面对面开会,而非透过电子邮件沟通,对方会更乐意支持我的想法,帮我完成我的目标。这种做法有助于打造更坚实的职场关系。

Tips 当你与高阶主管沟通时,务必简单扼要、提出洞见,而且要直指重点。如果对方想要知道更多细节,到时他就会提出要求。倘若你不知道如何回答对方的问题,就承认自己不懂,并保证一定找出答案。但请务必说到做到。


★了解你的听众。了解你的听众,才能传达出重要的讯息。
如果我是在对一群企业高阶主管说话,沟通的方式与技巧会与面对一群五岁小孩天差地别。


胜利组员工向主管坦承无法在既定的交件时间前准时完工时,首先会亲自去向主管说明。
(如果不是在同一个办公区,那他就改成打电话,但千万别只是发电子邮件交代始末)

他在沟通时会小心翼翼地遣词用字,完整且适当地传达讯息给主管。
他会解释为什么来不及,提出证据;

他会将自己的想法与主管的目标列为一致,提出一些替代方案,显示这个坏消息不会带给整个团队不良影响。

他也会确认是否了解主管的心意,确保已完整接受到主管的指示。
最后,他会聆听主管的反应,并据此回应。

失败组和胜利组之间的差别就在于:沟通能够到位。

每日早晨我都提醒我自己:今天讲的任何内容完全不能让我学到新知识。
所以,如果我想学习,就必须用心聆听。
——美国脱口秀主持人赖利金(Larry King)


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